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Die Regeln für die Nutzung der Plattform.
Fassung 1.0gültig seit 24.08.2026aktuelle Fassung aus Improwe Systems
Diese Bedingungen gelten für jede Person, die eine Anwendung des Improwe Workspace benutzt. Den Vertrag über die Nutzung schliesst dagegen die Organisation — dafür gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Für wen dieses Dokument gilt. Diese Bedingungen gelten für jede Person, die eine Anwendung des improwe workspace benutzt — auch dann, wenn sie selbst keinen Vertrag mit uns geschlossen hat. Das ist der Regelfall: Zugang bekommt man in aller Regel über die eigene Organisation.
Die kaufmännischen Bedingungen — Preise, Laufzeiten, Kündigung, Haftung gegenüber dem Vertragskunden — stehen nicht hier, sondern in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wer nur mit dem System arbeitet, braucht sie nicht.
1.1 Anbieterin des improwe workspace ist die Improwe Systems GmbH („wir"). Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.
1.2 Zugang zu einer Anwendung erhältst du in der Regel über deine Organisation — deinen Arbeitgeber, deinen Bildungsträger oder einen Partner, der den workspace für seine Kunden betreibt. Diese Organisation entscheidet, welche Anwendungen dir offenstehen und welche Rolle du darin hast.
1.3 Was das praktisch bedeutet. Für die Inhalte und die Daten in deinem Bereich ist deine Organisation verantwortlich, nicht wir. Wir betreiben die Technik in ihrem Auftrag. Fragen zu deinen Daten, zu Auswertungen oder zur Löschung richtest du deshalb zuerst an sie; wir dürfen dort nicht eigenmächtig eingreifen. Näheres steht in der Datenschutzerklärung.
1.4 Für Personen, die den workspace ohne eine solche Organisation nutzen — etwa über einen kostenlosen Einstieg — sind wir selbst die Verantwortlichen. Dann gilt alles Folgende unmittelbar zwischen dir und uns.
2.1 Ein Konto gehört einer Person. Dein Zugang ist persönlich. Zugangsdaten dürfen nicht weitergegeben und nicht gemeinsam genutzt werden. Das ist keine Förmlichkeit: an deinem Konto hängen Bewertungen, Nachweise und Rechte, die einer Person zugeordnet sein müssen.
2.2 Du bist verpflichtet, deine Zugangsdaten geheim zu halten. Besteht der Verdacht, dass ein Dritter Kenntnis erlangt hat, informiere deine Organisation oder uns unverzüglich.
2.3 Zugänge ohne Konto. Einige Bereiche sind bewusst ohne Anmeldung erreichbar — etwa Teilnehmer-, Kandidaten- und Mieterportale sowie der Beitritt zu einer laufenden Sitzung. Der Zugang erfolgt dort über einen persönlichen Link, eine PIN oder einen Sitzungscode. Diese Zugangsmittel sind wie ein Passwort zu behandeln und nicht zur Weitergabe bestimmt.
2.4 Mehrere Zugehörigkeiten. Gehörst du zu mehreren Organisationen, arbeitest du zu jedem Zeitpunkt in genau einer davon. Welche das ist, steht sichtbar in der Oberfläche und lässt sich dort umschalten. Prüfe das, bevor du Daten eingibst — Einträge werden dem gerade aktiven Bereich zugeordnet.
3.1 Du darfst den workspace für die Zwecke benutzen, für die deine Organisation ihn dir zur Verfügung stellt.
3.2 Untersagt ist insbesondere:
3.3 Automatisierter Zugriff. Schnittstellen dürfen nur im vereinbarten Rahmen und mit den dafür ausgegebenen Zugangsmitteln benutzt werden.
3.4 Sicherheitsforschung. Wenn du eine Schwachstelle findest, melde sie uns, bevor du sie weitergibst oder veröffentlichst. Wir gehen mit ernsthaften Meldungen ernsthaft um.
4.1 Was du erstellst. Inhalte, die du im Rahmen deiner Tätigkeit für eine Organisation erstellst, stehen dieser Organisation zu, soweit zwischen euch nichts anderes gilt. Wir erwerben daran keine eigenen Rechte über das hinaus, was zum Betrieb nötig ist.
4.2 Inhalte, die dir bereitgestellt werden. Lerninhalte, Programme und Vorlagen, die dir zur Verfügung stehen, sind urheberrechtlich geschützt. Du darfst sie im Rahmen deiner Nutzung verwenden — nicht aber vervielfältigen, weitergeben oder außerhalb des workspace verwerten.
4.3 Inhalte Dritter. Werden Inhalte über ein Abonnement bereitgestellt, endet dein Nutzungsrecht daran mit dem Ende des Bezugs durch deine Organisation. Bereits erworbene Nachweise über eine Teilnahme bleiben davon unberührt.
5.1 Wo KI mitwirkt. In mehreren Anwendungen unterstützt eine KI — etwa bei Impulsen zu deinen Ergebnissen, beim Erstellen von Lerninhalten, beim Auslesen von Belegen oder in Gesprächs- simulationen. Wo das geschieht, ist es in der Oberfläche erkennbar.
5.2 Was wir dabei übermitteln. Für diese Funktionen werden die jeweils erforderlichen Daten an den KI-Dienst übermittelt. Welche das je Anwendung sind, steht in der Datenschutzerklärung.
5.3 Keine freien Eingaben in den KI-Coach. Die Anfragen an die KI werden aus vorgegebenen Bausteinen und deinen Ergebnisdaten zusammengesetzt. Ein freies Eingabefeld gibt es dort bewusst nicht — so ist ausgeschlossen, dass unbeabsichtigt persönliche Angaben in eine Anfrage geraten.
5.4 Ergebnisse sind Vorschläge. Von einer KI erzeugte Texte, Bewertungen und Auswertungen sind Hilfestellungen und keine Entscheidungen. Sie können unrichtig sein. Prüfe sie, bevor du dich darauf stützt.
5.5 Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall. Entscheidungen über Personen — etwa im Auswahlverfahren — trifft der workspace nicht selbsttätig. Bewertungen werden von Menschen vorgenommen; die KI unterstützt bei der Formulierung und Auswertung.
6.1 Mehrere Anwendungen erzeugen Auswertungen über Kompetenzen, Stimmungsbilder, Lernfortschritt oder Eignung. Wer davon was sieht, richtet sich nach den Rollen, die deine Organisation vergeben hat.
6.2 Gruppenauswertungen. Auswertungen über Teams werden nur ab einer Mindestgröße angezeigt. Unterhalb dieser Größe ist ein Durchschnitt keine Zusammenfassung mehr, sondern eine Umschreibung einzelner Personen — deshalb unterbleibt die Anzeige.
6.3 Nachweise. Ausgestellte Teilnahme- und Kompetenznachweise beziehen sich auf das, was zum Zeitpunkt der Ausstellung erfasst war. Sie werden nicht rückwirkend verändert.
7.1 Wir bemühen uns um einen durchgehenden Betrieb, schulden ihn dir gegenüber aber nicht in einem bestimmten Umfang. Wartungsarbeiten kündigen wir nach Möglichkeit an.
7.2 Wir entwickeln den workspace weiter. Funktionen können hinzukommen, sich ändern oder entfallen. Wesentliche Änderungen kündigen wir gegenüber deiner Organisation an.
7.3 Anwendungen und Funktionen, die als „in Entwicklung" gekennzeichnet sind, können unvollständig sein und sich kurzfristig ändern.
8.1 Bei einem Verstoß gegen Abschnitt 3 können wir den Zugang vorübergehend sperren. Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen können wir ihn dauerhaft entziehen.
8.2 Vor einer dauerhaften Sperre informieren wir dich und deine Organisation, es sei denn, eine sofortige Sperre ist zur Abwehr eines Schadens erforderlich.
8.3 Weitergehende Ansprüche bleiben unberührt.
9.1 Dein Zugang endet, wenn deine Organisation ihn beendet, wenn sie den Vertrag beendet oder wenn du ihn selbst kündigst — soweit du Vertragspartner bist.
9.2 Was mit deinen Daten geschieht, richtet sich nach der Datenschutzerklärung und nach der Entscheidung deiner Organisation. Sie ist für die Aufbewahrung in ihrem Bereich verantwortlich; wir handeln auf ihre Weisung.
9.3 Auswertungsdaten können in anonymisierter Form erhalten bleiben — also so, dass ein Rückschluss auf dich weder uns noch Dritten mit verhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Was das konkret bedeutet und was dabei entfernt wird, steht in der Datenschutzerklärung.
10.1 Wir haften dir gegenüber unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit.
10.2 Im Übrigen haften wir nur bei der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht und der Höhe nach begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
10.3 Ansprüche aus dem Vertrag zwischen uns und deiner Organisation bleiben davon unberührt und richten sich nach den AGB.
11.1 Wir können diese Bedingungen ändern, wenn dies zur Anpassung an eine geänderte Rechtslage oder an eine Weiterentwicklung des workspace erforderlich ist.
11.2 Die geänderten Bedingungen machen wir mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden in der Anwendung bekannt. Wenn du den workspace danach weiter benutzt, gelten sie als angenommen.
Es gilt deutsches Recht. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften deines Aufenthaltsstaates bleiben unberührt.
Dieser Text wird bei jedem Aufruf aus Improwe Systems gelesen. Er ist die Fassung, der in der Anwendung zugestimmt wird — eine Abschrift auf dieser Seite gibt es bewusst nicht.